KMO-bedrijf Corelma bvba moet knoop doorhakken over investering in bedrijfssoftware

Groeien is constant bijsturen, de software loopt meestal achterop

Het familiebedrijf Corelma is al tientallen jaren actief in de verdeling en service van machines en onderdelen. Om de commerciële, logistieke en service-activiteiten in goede banen te leiden, had het bedrijf doorheen de jaren steeds meer verschillende softwaretoepassingen in gebruik genomen die niet met elkaar geïntegreerd waren. Een reflectie over de toekomst van het bedrijf leidde tot de vraag of één geïntegreerd softwaresysteem een geschikte optie was.

Bij de oprichting in 1982 telde Corelma slechts drie medewerkers. Het bedrijf richtte zich niet alleen op de verkoop, maar ook op de installatie en het onderhoud van machines en onderdelen.

De eerste jaren na de oprichting, dankzij de kleine organisatie met meestal informele onderlinge contacten, verliepen de verkoop, projectopvolging en service zeer gestroomlijnd.

Johan Suykens, zaakvoerder van Corelma bvba: “Iedereen wist in de beginperiode waar de ander mee bezig was: welke offertes gemaakt waren, hoever het stond met de uitvoering van ieder project, waar de medewerkers ingepland waren, welke onderdelen in bestelling waren,…”

Een standaard boekhoud- en facturatiepakket, volstond toen, samen met Microsoft Word en Excel, om de commerciële en financiële processen op te volgen. Naarmate het aantal klanten en onderhoudscontracten echter toenam, groeide ook de nood aan een betere opvolging van de voorraad. Het bedrijf besliste daarom enkele jaren later om op basis van Access een eenvoudig voorraadbeheer- en orderbeheersysteem te laten ontwikkelen door een lokaal softwarebedrijf.

De service bleef volledig los werken

In de serviceorganisatie van Corelma heeft de informatisering tot op vandaag haar intrede nog niet gedaan. De planning van de technische medewerkers gebeurt op een groot bord aan de muur en de werkbons zijn nog steeds papieren formulieren die als basis gebruikt worden voor de facturatie.

Verschillende geïsoleerde softwaretoepassingen

Iedere softwaretoepassingen op zich voldeed wel min of meer aan de verwachtingen, maar er was geen integratie tussen de applicaties. Van offerte, naar order, naar voorraadbeheer, tot factuur: voortdurend moest informatie dubbel ingevoerd worden van het ene pakket naar het andere.

“Door het ontbreken van één centraal pakket hadden moesten wij ook telkens van de ene toepassing naar de andere overschakelen om zicht te krijgen op de kerncijfers van het bedrijf. Hoeveel orders zijn er uitgeleverd maar nog niet gefactureerd? Wat is de gemiddelde voorraadkost op jaarbasis? Wat brengt een technieker echt op?”, stelt Johan Suykens.

Ook de sterk gegroeide service-organisatie en het toenemend aantal onderhoudscontracten, maakten het steeds moeilijker om de planning van de medewerkers en de financiële opbrengsten van prestaties en onderhoudscontracten correct op te volgen.

Centrale bedrijfstoepassing… of niet?

Corelma heeft lang geaarzeld bij de beslissing om al dan niet over te schakelen naar een centraal bedrijfssysteem.

“Iedere toepassing op zich werkte naar behoren en verschillende medewerkers hadden hun twijfels of een gloednieuw systeem wel de investering waard was. En, zou een KMO als het onze zo’n zwaar project wel aankunnen?”, vraagt Johan Suykens zich retorisch af.

Reflectie over toekomst van het bedrijf

De aanleiding om de knoop definitief heeft door te hakken, was een toevallige ontmoeting met een zelfstandige ICT-consulent. Hij  wierp immers de vraag op, waar Johan Suykens met zijn bedrijf over vijf of tien jaar wilde staan.

Johan Suykens kwam tot een logische vaststelling : “Wil je over vijf jaar nog steeds een gezond bedrijf zijn, dan staan twee prioriteiten voorop: je moet efficiënter werken dan de concurrentie en streven naar een nog betere serviceverlening dan vandaag.”

In die optiek, vervalt volgens hem dan ook de vraag over het nut van een eenmalige investering in nieuwe bedrijfssoftware in het niet: “De kans was reëel dat, indien we bleven werken zoals we bezig waren, gewoon uit de markt zouden gespeeld worden door andere spelers die efficiënter en meer servicegericht waren.”

Standaardsoftware of maatwerk?

Eenmaal de beslissing genomen, hield men bij Corelma verschillende alternatieven onder de loep. Een softwarebedrijf uit de regio had alvast een voorstel in petto dat financieel bijzonder aanlokkelijk leek. Het had een lokaal ERP-systeem voor KMO’‘s ontwikkeld, en de softwarefirma leek maar al te graag bereid om ontbrekende functionaliteiten extra in maatwerk te ontwikkelen.

Daarna kwam een ander softwarebedrijf met een totaal ander voorstel: een oplossing die voor 95% standaard was – met een minimum aan maatwerk –  en gebaseerd was op het bekende Microsoft platform.

Ook al was dit tweede alternatief initieel iets duurder, toch volgde Corelma het advies van de ICT-consulent door voor deze optie te kiezen. Een beslissing die het bedrijf zich tot op vandaag niet heeft beklaagd.

“Met een softwarepakket dat van a tot z lokaal werd ontwikkeld, weet je wel waar je vandaag aan begint, maar nooit waar je over enkele jaren eindigt. Zal de applicatie in de toekomst nog ondersteund worden? Wat als het softwarebedrijf er morgen mee stopt of wordt overgenomen? Wij waren ervan overtuigd dat een standaardplatform van een internationale speler op termijn zelfs veel goedkoper zou uitvallen. De professionele aanpak van onze softwarepartner geeft ons alvast alle vertrouwen”, besluit Johan Suykens.

Deze getuigenis berust op echte feiten welke meermaals in bedrijven geconstateerd werden, namen van personen en organisatie werden vervangen door fictieve namen.